Hướng dẫn cách làm thông báo phát hành hóa đơn điện tử

Làm thế nào để doanh nghiệp hay tổ chức kinh tế thực hiện  làm thông báo phát hành hóa đơn điện tử. Sau khi thực hiện các thủ tục đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử thành công. Cùng tham khảo bài viết dưới đây hướng dẫn về cách làm thông báo phát hành hóa đơn điện tử.

3 bước làm thông báo phát hành hóa đơn điện tử

Trước đây: Hồ sơ thông báo phát hành hóa đơn phải được gửi đến cơ quan Thuế quản lý trực tiếp chậm nhất 05 ngày trước khi Doanh nghiệp bắt đầu sử dụng hóa đơn và trong thời hạn 10 ngày kể từ ngày ký thông báo phát hành.

Nhưng từ ngày 12/6/2017: Theo khoản 3 điều 1 Thông tư 37/2017/TT-BTC quy định: “Thông báo phát hành hóa đơn và hóa đơn mẫu phải được gửi đến cơ quan thuế quản lý trực tiếp chậm nhất 02 ngày trước khi tổ chức kinh doanh bắt đầu sử dụng hóa đơn.

3 bước để thực hiện làm thông báo phát hành hóa đơn điện tử :

Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ thông báo phát hành hóa đơn điện tử

Bước 2: Đăng ký nộp Thông báo phát hành hóa đơn điện tử qua mạng

Bước 3: Nộp Hóa đơn mẫu, quyết định sử dụng và thông báo phát hành hóa đơn điện tử

Chi tiết thực hiện các bước làm thông báo phát hành hóa đơn điện tử

Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ thông báo phát hành hóa đơn điện tử

Hồ sơ cần chuẩn bị thông báo phát hành Hóa đơn điện tử lần đầu qua mạng bao gồm:

– Quyết định sử dụng hoá đơn điện tử ( Theo Mẫu số 1 Phụ lục ban hành kèm theo Thông tư 32/2011/TT-BTC)

– Thông báo phát hành hoá đơn điện tử theo Mẫu. (theo Mẫu số 2 Phụ lục ban hành kèm theo Thông tư 32/2011/TT-BTC)

– Hoá đơn mẫu (do nhà phân phối giải pháp cung cấp)

Lưu ý:

• Quyết định sử dụng hóa đơn và hoá đơn mẫu =>  phải là bản SCAN và được đưa chung vào 01 bản dưới định dạng word (.doc)
• Cần có thêm một bản Thông báo phát hành định dạng “ XML”
• Bên cạnh đó bạn cần chuẩn bị chữ ký số để ký điện tử.

Thông báo phát hành hóa đơn điện tử “XML” trên HTKK:

– Đăng nhập vào phần mềm HTKK: Hóa đơn (1) / Thông báo phát hành hóa đơn (TB01/AC) (2)

– Nhập các thông tin bắt buộc vào Thông báo phát hành / Sau khi đã nhập xong các bạn chọn: “Kết xuất XML”

Bước 2: Đăng ký nộp Thông báo phát hành hóa đơn điện tử qua mạng

Truy cập vào website: nhantokhai.gdt.gov.vn ( Sử dụng trình duyệt Internet Explorer). Sau đó Đăng nhập hệ thống theo MST của Doanh nghiệp.

– Tiếp đó, bạn chọn Tài khoản / Đăng ký thêm tờ khai.

Lưu ý : Ngày bắt đầu sử dụng sau 02 ngày kể từ ngày Thông báo phát hành hoá đơn điện tử.

Rồi Tích chọn “Thông báo phát hành hóa đơn”/ Tiếp tục

Sau khi đã đăng ký xong các bạn hãy Nộp Thông báo phát hành hóa đơn. Vào mục “Nộp tờ khai”/ Tải lên fife thông báo “XML”

Việc nộp thông báo phát hành hoá đơn điện tử giống như việc  bạn nộp Tờ khai thuế GTGT

Bước 3: Nộp Hóa đơn mẫu, quyết định sử dụng và thông báo phát hành hóa đơn điện tử

Các bạn phải SCAN Thông báo phát hành hoá đơn điện tử, hóa đơn mẫu mà bên nhà in cung cấp và Quyết định được sử dụng hóa đơn mà cơ quan Thuế cấp cho Doanh nghiệp tiếp đó các bạn đính kèm trong File Word.

+ Sau khi các bạn đã nộp xong Thông báo phát hành hóa đơn trên nhantokhai. gdt.gov.vn các bạn vào mục: Tra cứu / TB01/AC – Thông báo phát hành hóa đơn:

– Đính kèm file Word vào Thông báo Phát hành hóa đơn vừa nộp qua mạng.  Tiếp đó, các bạn chọn File Word hóa đơn mẫu để nộp -> Sau đó Ký nộp là xong.

Chú ý :  Sau khi nộp xong thì 2 ngày sau các bạn kiểm tra xem đã được phát hành chưa, trước khi sử dụng.

Xem thêm:

– Quy trình sử dụng hóa đơn điện tử viettel.
– Các đơn vị cung cấp hóa đơn điện tử tại Việt Nam.

Để có thể kiểm tra hoá đơn đã được pháp hành hay chưa.  Các bạn ruy cập vào Website: tracuuhoadon để xem đã được sử dụng hay chưa.

– Nếu các bạn thấy kết hóa đơn đã có đầy đủ thông tin (Được phép sử dụng).

– Nếu chưa có kết quả thì các bạn phải in bản cứng để lên nộp trực tiếp cho Cơ quan Thuế.

Từ lần thứ 2 trở đi nếu không có sự thay đổi về nội dung và hình thức hóa đơn phát hành thì không cần phải gửi kèm hóa đơn mẫu  mà chỉ cần làm thông báo phát hành hóa đơn.

Bài viết ở trên là toàn bộ các bước tiến hành làm thông báo phát hành hóa đơn điện tử cho các bạn tham khảo.