Những Ưu Điểm Nổi Bật Khi Sử Dụng Hóa Đơn Điện Tử Thay Cho Hóa Đơn Giấy

Hóa đơn điện tử là gì?

Theo quy định tại điều 3 “Thông tư 32/2011/TT-BTC” đã giải thích khái niệm về hóa đơn điện tử  như sau: “Hóa đơn điện tử được quy định là tập hợp các thông điệp dữ liệu điện tử về bán hàng hóa và cung ứng dịch vụ. Đối với việc khởi tạo, lập, gửi, nhận, lưu trữ và quản lý hóa đơn điện tử sẽ thông qua phương tiện điện tử và đáp ứng các quy định của Bộ Tài Chính.”

Ưu điểm khi sử dụng hóa đơn điện tử thay cho hóa đơn giấy

Với những lợi ích thiết thực mà hóa đơn điện tử mạng lại như bạn có thể rút ngắn các quy trình lập xuất hóa đơn, cơ sở dữ liệu thông tin được bảo mật an toàn. Giảm thiểu những sai sót, lưu trữ dữ liệu được nhiều hơn, nhỏ gọn hơn thay cho việc bạn phải lưu trữ hàng chục quyển hóa đơn mỗi năm. Hóa đơn điện tử còn tạo ra quy trình thanh toán hiện đại cho khách hàng, góp phần nâng cao thương hiệu doanh nghiệp.

Hóa đơn giấy

Quy trình lập xuất hóa đơn: doanh nghiệp làm đơn đề nghị xin phép đặt in hoá đơn đỏ, tìm nhà in đủ điều kiện để làm hợp đồng thuê in, làm hồ sơ đặt in sau đó đặt in và nhận sau khi nhà in hoàn thành. Tiến trình này thông thường kéo dài 4 – 7 ngày

Tính bảo mật: Dễ làm giả, dễ gian lận.

Chi phí: Chi phí phát sinh cao như tiền in ấn, vận chuyển, lưu trữ, nhân sự

Sai sót thông tin: Dễ xảy ra nhầm lẫn, sai sót do làm thủ công hoặc bán thủ công.

Đối với cơ quan thuế: Tốn nhiều thời gian và chi phí cho công tác lưu trữ, đối chiếu.

Hóa đơn điện tử

Quy trình lập xuất hóa đơn: Doanh nghiệp đủ điều kiện sử dụng lập văn bản xác nhận sử dụng hóa đơn điện tử gửi tới cơ quan thuế sau đó doanh nghiệp có thể tự thiết kế hoặc sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử gửi hóa đơn. Tiến trình này kéo dài trong vòng 24h.

Tính bảo mật: Đảm bảo độ chính xác và an toàn cao, tránh tình trạng làm giả hóa đơn: quy trình xác thực hóa đơn khép kín với nhiều bước bảo mật giúp cho hóa đơn khó có thể bị giả mạo.

Chi phí: Tiết kiệm chi phí in ấn, vận chuyển lưu trữ và bảo quản hóa đơn.

Sai sót thông tin: Giảm thiểu sai sót, nhầm lẫn do dữ liệu đầu vào kết nối trực tiếp với dữ liệu bán hàng

Đối với cơ quan thuế: Giảm thiểu quá trình lưu trữ, đơn giản hơn trong quá trình đối chiếu, quản lý hóa đơn doanh nghiệp.

Xem Thêm:

– Các đơn vị cung cấp hóa đơn điện tử.
– Cách tra cứu hóa đơn điện tử viettel.

Hóa đơn điện tử được quản lý và bảo mật trên hệ thống phần mềm điện tử, khách hàng chỉ cần truy cập hệ thống online để trích xuất và lưu trữ hóa đơn trực tiếp ngay trên phần mềm. Điều này giúp khách hàng có thể hoàn toàn yên tâm, tránh được rủi ro trong bảo quản, cũng như hạn chế được tình trạng sử dụng hóa đơn giả.

Tiết kiệm thời gian ,giảm thiểu các thủ tục hành chính. Đa dạng phương thức gửi hóa đơn cho khách hàng như : email. sms,…

Ngoài ra, hóa đơn điện tử còn được chuyển đổi sang hóa đơn giấy khi cần thiết nhanh chóng và tiện lợi. Chính vì vậy trong thời đại công nghệ 4.0 việc sử dụng hóa đơn điện tử thay thế hoàn toàn  hóa đơn giấy là giải pháp tối ưu cho doanh nghiệp.